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電子メールのビジネスマナーを考えてみます

最近では電子メールを社用で利用することが一般的になってきましたね。
メールのやり取りは、文章として記録に残りますし、内容が明瞭でないと理解を妨げる場合があります。
また、電話のようにリアルタイムの双方向のやり取りではありませんから、わかりやすく明瞭な内容を心がけたいものです。
メールでのマナーには、読みやすさのほかに機種依存文字に気をつけなければなりません。
最初に気をつけたいのはタイトルです。
題名には用件が一目でわかる内容を書くようにします。
例えば打ち合わせの件でメールを送る場合に、打ち合わせの内容、あるいは中止であることを題名に明記しておきます。
そのたのばあいでも、単に、「○○について」では○○についてどのような内容かわかりません。
もっと具体的に「○○に付いて訂正です」「○○について追加事項があります」などと付け加えれば、何についてのメールかをまず相手に伝えることができます。
内容を書く上で注意したいのは、まず読みやすさです。
一切改行がない文章は非常に読みにくく、また改行が多すぎるものも下に長くなりますから、私の場合は、1行30字前後で改行するようにしています。
そして長文にならないよう簡潔にまとめます。
どうしても長くなる場合はあらかじめ断っておく方がよいでしょう。
文頭には○○様と相手の宛名を、文末には署名を入れます。(署名はあらかじめメーラーで設定しておくとフォーマットが統一できてきれいです。)
また、用件1つにメールは1通にした方が見落としがなくなり、よいでしょう。
つい複数の用件を書くこともありますが、その中のひとつが伝わってなかったり、私自身も読み落しという経験もあります。
基本的に丁寧な言葉を使いますが、初めてメールを送る人には特に丁寧にするよう心がけましょう。
添付ファイルがある場合、受信者側でファイルを開くことができず、再送信するようなことを避けるために、使用ソフトも含めて相手に確認をするように心がけます。
もし、使用ソフトのバージョンがはっきりしない場合は、最新のバージョンでも開ける最も古いバージョンの形式で保存したものを使うのが安全です。
半角カナやローマ数字などは機種依存文字と呼ばれ、パソコンによっては正しく表示されませんので、機種依存文字の使用は避けましょう。
固有名詞などでどうしてもローマ数字を使用する必要があるときは、I,II,III,IV,V,VI,VII,VIII,IX,X,XI,XII……のように、半角のアルファベットで置き換えるとよいでしょう。
また、顔文字などの使用も相手に不快感を与えかねないので、ビジネス用途のメールでは厳禁です。
メールの返信をする場合には、引用した文に「>」を入れることでわかりやすくなります。
使用しているメールソフトで引用文に「>」を自動的に挿入する機能がある場合は、その機能をオンにしておくと便利です。
また、引用文は必要な部分だけを抜き出すことで短くまとめることができます。
メールは人に見せるものですから、丁寧にわかりやすく、見やすいように書くよう心がけ、いろいろと工夫をしてみましょう。

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