Home > ビジネスマナー > 電話の受け方、かけ方

電話の受け方、かけ方

ビジネスでは電話一本も商談と心得なければなりません。
電話対応には大きく、「受け方」と「かけ方」と分けられますよね。
まず受け方ですが、電話が鳴ったら2回以内に出る、別の人あての電話なら30秒以内に取り次ぐのが原則と言われています。
相手からの電話を放置するのは失礼な行為であるという意識が必要です。
私も、来客中で少し出るのが遅れたときに、以前にもちょっとお待たせしたことのある方には、すかさず「私の電話には出ないようにしてるんですか?」と言われたことがありますし「今日は定休日?」と言われたこともあります。
電話に出るときに大事なことは、必ず手元に筆記具を用意しておくことです
取次ぎをする場合、時間がかかることで相手に不快感を与え、更に取り次ぎ相手に再度用件を伝えることでお客様に二度同じことをおっしゃっていただくことなく対応することができるからです。
担当者不在の場合、詳細までは伝えず、「申し訳ございません、あいにく外出しておりまして…」と伝え、相手の意向を伺います。
その際の伝言は聞き漏らすことのないようにメモし、自分の名前と時間を書いておきましょう。他にも様々なケースがありますので、きめ細かく配慮しなければなりまえん。
次はかけ方についてです。
時間がかかると電話代、つまりコストがかかってしまうので、あらかじめ要件をまとめておくべきです。
また時間がかかりすぎると、かけた相手側にも迷惑がかかります。
相手が名乗ったのを確認したら自分も名乗り、用件を伝えます。
担当者に取り次ぐ場合、不在といわれてから、「え~と、それではどうしましょうか……」ということのないように、不在の場合の対応を考えておいた方がよいでしょう。
担当に変わったらまず挨拶をし、まず用件を伝え、そして結論から話を進めます。
不在の際には帰社時間を尋ね、かけなおす、かけてもらう、伝言を頼むなど、こちらの要望を伝えましょう。
この時、電話を受けた相手の名前と所属をメモしておく方がよいと思います。
電話を切るタイミングですが、目上の人や顧客の場合には、相手が切ったことを確認してから切るようにします。

Comments:0

Comment Form

コメントを表示する前にこのブログのオーナーの承認が必要になることがあります。

Remember personal info

Trackback:0

TrackBack URL for this entry
http://manner.love-n-peace.info/cgi-bin/mt/mt-tb.cgi/6998
Listed below are links to weblogs that reference
電話の受け方、かけ方 from マナーって難しいです

Home > ビジネスマナー > 電話の受け方、かけ方

Search
Feeds

Page Top