マナーって難しいです

色々調べたネタの中で、何から書こうかと迷っていましたが、私自身毎日の仕事の中におけるマナーが一番必要とする機会が多いと思うので、まずは仕事に関するマナーを自分自身のためにも整理して、仕事に関するマナーというカテゴリーにまとめてみることにしました。

ビジネスのあらゆる局面で好感を与える言動や動作がビジネスマナーということになります。
ビジネスマナーがきちんとしていないと、社会の中で気持ちよくビジネスを進めていくことができないということがいえると思います。
ビジネスマナーの大切さは、クレーム（苦情を含む）の多くが接客態度の悪さから発生しているという話からも理解できるかと思います。
ビジネスプロセスの中で常に商談相手と共に、気持ちのよい取引やビジネス展開を進めていきたいと思っています。
ビジネスの場においても、仕事をスムーズに進めていくために言動や行動を含めあらゆる常識、つまりビジネスマナーをマスターして自分のビジネススタイルとしたいものです。
まず、第一印象で全てが決まることがあることを意識したいものです。
態度、表情、服装、髪型など、その人の印象を決定付ける要素はいくつもあります。
それほど難しく考えることはないと思うのですが、大事なことは相手によい印象を与えるために、「相手の立場」に立って自分を見つめてみるということで、そうすることによって。どうすればよいか見えてくると思うのです。
次に挨拶です。
挨拶くらい、ちゃんとしていると思われるかもしれませんが……
何気なくしている挨拶が、実はコミュニケーションを深める上で、とても重要なものだということです。
挨拶の仕方によって、そのときの相手の状態が理解できたり、またおたがいの状況を把握することができる、簡単だけど大切なコミュニケーションの方法です。
積極的に気持ちのいい挨拶をすることによって、お客様にも好印象を与えるでしょう。
挨拶に限りませんが、コミュニケーションの際には笑顔が重要ですよね。
暗い顔で接してもよい印象は与えませんので、常に笑顔で気持ちよく行動することを心がけたいものです。

ビジネスでは電話一本も商談と心得なければなりません。
電話対応には大きく、「受け方」と「かけ方」と分けられますよね。
まず受け方ですが、電話が鳴ったら２回以内に出る、別の人あての電話なら30秒以内に取り次ぐのが原則と言われています。
相手からの電話を放置するのは失礼な行為であるという意識が必要です。
私も、来客中で少し出るのが遅れたときに、以前にもちょっとお待たせしたことのある方には、すかさず「私の電話には出ないようにしてるんですか？」と言われたことがありますし「今日は定休日？」と言われたこともあります。
電話に出るときに大事なことは、必ず手元に筆記具を用意しておくことです
取次ぎをする場合、時間がかかることで相手に不快感を与え、更に取り次ぎ相手に再度用件を伝えることでお客様に二度同じことをおっしゃっていただくことなく対応することができるからです。
担当者不在の場合、詳細までは伝えず、「申し訳ございません、あいにく外出しておりまして…」と伝え、相手の意向を伺います。
その際の伝言は聞き漏らすことのないようにメモし、自分の名前と時間を書いておきましょう。他にも様々なケースがありますので、きめ細かく配慮しなければなりまえん。
次はかけ方についてです。
時間がかかると電話代、つまりコストがかかってしまうので、あらかじめ要件をまとめておくべきです。
また時間がかかりすぎると、かけた相手側にも迷惑がかかります。
相手が名乗ったのを確認したら自分も名乗り、用件を伝えます。
担当者に取り次ぐ場合、不在といわれてから、「え～と、それではどうしましょうか……」ということのないように、不在の場合の対応を考えておいた方がよいでしょう。
担当に変わったらまず挨拶をし、まず用件を伝え、そして結論から話を進めます。
不在の際には帰社時間を尋ね、かけなおす、かけてもらう、伝言を頼むなど、こちらの要望を伝えましょう。
この時、電話を受けた相手の名前と所属をメモしておく方がよいと思います。
電話を切るタイミングですが、目上の人や顧客の場合には、相手が切ったことを確認してから切るようにします。

最近では電子メールを社用で利用することが一般的になってきましたね。
メールのやり取りは、文章として記録に残りますし、内容が明瞭でないと理解を妨げる場合があります。
また、電話のようにリアルタイムの双方向のやり取りではありませんから、わかりやすく明瞭な内容を心がけたいものです。
メールでのマナーには、読みやすさのほかに機種依存文字に気をつけなければなりません。
最初に気をつけたいのはタイトルです。
題名には用件が一目でわかる内容を書くようにします。
例えば打ち合わせの件でメールを送る場合に、打ち合わせの内容、あるいは中止であることを題名に明記しておきます。
そのたのばあいでも、単に、「○○について」では○○についてどのような内容かわかりません。
もっと具体的に「○○に付いて訂正です」「○○について追加事項があります」などと付け加えれば、何についてのメールかをまず相手に伝えることができます。
内容を書く上で注意したいのは、まず読みやすさです。
一切改行がない文章は非常に読みにくく、また改行が多すぎるものも下に長くなりますから、私の場合は、１行30字前後で改行するようにしています。
そして長文にならないよう簡潔にまとめます。
どうしても長くなる場合はあらかじめ断っておく方がよいでしょう。
文頭には○○様と相手の宛名を、文末には署名を入れます。（署名はあらかじめメーラーで設定しておくとフォーマットが統一できてきれいです。）
また、用件１つにメールは１通にした方が見落としがなくなり、よいでしょう。
つい複数の用件を書くこともありますが、その中のひとつが伝わってなかったり、私自身も読み落しという経験もあります。
基本的に丁寧な言葉を使いますが、初めてメールを送る人には特に丁寧にするよう心がけましょう。
添付ファイルがある場合、受信者側でファイルを開くことができず、再送信するようなことを避けるために、使用ソフトも含めて相手に確認をするように心がけます。
もし、使用ソフトのバージョンがはっきりしない場合は、最新のバージョンでも開ける最も古いバージョンの形式で保存したものを使うのが安全です。
半角カナやローマ数字などは機種依存文字と呼ばれ、パソコンによっては正しく表示されませんので、機種依存文字の使用は避けましょう。
固有名詞などでどうしてもローマ数字を使用する必要があるときは、I,II,III,IV,V,VI,VII,VIII,IX,X,XI,XII……のように、半角のアルファベットで置き換えるとよいでしょう。
また、顔文字などの使用も相手に不快感を与えかねないので、ビジネス用途のメールでは厳禁です。
メールの返信をする場合には、引用した文に「>」を入れることでわかりやすくなります。
使用しているメールソフトで引用文に「>」を自動的に挿入する機能がある場合は、その機能をオンにしておくと便利です。
また、引用文は必要な部分だけを抜き出すことで短くまとめることができます。
メールは人に見せるものですから、丁寧にわかりやすく、見やすいように書くよう心がけ、いろいろと工夫をしてみましょう。

人と接する場面では、ビジネスに限らずマナーはついてまわるものです。
お客様や目上の方と接するときに、相手へ尊重の意味をこめて敬語を使って話すようにします。
しかし、正しい敬語は複雑でわかりにくくいものです。
例えば「どうぞお召し上がり下さい」。
「食べる」の尊敬語「召し上がる」に「お～になる」をあわせたもので誤りなのです、ご存知でしたか？
つい、「お」を付けると丁寧な気がして、付けたくなりますよね。
正しくは「どうぞ召し上がってください」です。
ほかにも、尊敬語と謙譲語が混ざった「あなたが申されたように」など、間違った敬語が使われていることはよくあります。
正しく敬語を使うために、まず敬語の種類を覚えておきたいものです。
敬語には丁寧語、尊敬語、謙譲語の３種類がありますが、このことはたいていの方がご存知かと思います。
しかし、この３種類の言葉を正しく使い分けるのが非常に難しいのです。
丁寧語は語尾に「です」「ます」「ございます」をつけたり、接頭語に「お」「ご」をつけたりするものです。
謙譲語は、自分を低めることで、相手に敬意をあらわすものです。
例えば、「申す」や「拝見する」などがそれにあたります。
そして尊敬語が、相手や第三者を高めることで敬意をあらわす言葉です。
相手のことを話すときに使う言葉で、「ご覧になる」「おっしゃる」「召し上がる」などが尊敬語です。
この3つを意識して考えると、今まで使っていた敬語が正しかったのか間違っていたのかが、見えてくると思います。
敬語の使い方の間違いで多い、尊敬語を重ねて使う間違い、謙譲語を重ねて使う間違い、尊敬語と謙譲語を混ぜて使っている間違いも、尊敬語と謙譲語を正しく使い分けることで回避することができると思います。
特に新卒の社員の方は、今までの言葉に慣れてしまってつい使ってしまいがちですが、入社後できるだけ早く正しい言葉遣いに慣れ、覚えるように努力してましょう。

ビジネスは、挨拶と名刺交換から始まりますから、失礼のないようにしなければなりません。
名刺はまず、訪問者や地位の低いものから出すようにします。
先に出されてしまうこともありますが、その場合は「申し送れましたが」と添えて出すようにます。
名刺を出す際、必ず立ち上がってから名刺を出す、地位の高い人から名刺を渡す、相手から読めるように出す、両手で差し出し、両手で受け取る、が基本ですので注意しましょう。
受け取る時には「頂戴致します」といいながら両手で受け取ります。
その時に難しい名前の読み方を確認することは失礼にあたりません、後で間違えたりしないように確認するのも大切だと思います。
いただいた名刺は、商談中は名刺入れの上に置いておくようにします。
名刺が汚れていたり、曲がっていたりしたら相手への印象はよくありませんから、名刺の状態を保つために専用の名刺入れを使用する方がよいと思います。
出来るだけ避けておきたいことですが、先方が予想したい上に大人数だったりすることがあり、名刺が足りなくなることがあります。
この時には、「申し訳ございません。あいにく名刺を切らせてしまいまして。」とお詫びをし、相手の名刺を受け取って、名刺を出すときと同様の挨拶をします。
そして次回訪れた時に必ず差し出すようにします。
名刺には相手の社名、住所などが示されていますが、たくさんの人と名刺交換をするようになると、それでも思い出せないことがままあります。
そうならないよう名刺の裏にメモを取っておくのもひとつの方法です。
不要になった名刺は情報漏えい防止のためシュレッダーにかけるようにします。

ビジネス実務マナー検定とは、ビジネスの現場で必要とされる対人マナーや企業知識の習得度を測る検定試験で、財団法人実務技能検定協会が実施している民間資格ですが、文部科学省の後援を受けています。
1級･2級･3級とあり、受験資格は特に設けられていませんから、誰でも受験できます。
2級と3級は筆記試験のみで、1級にはさらに面接試験があります。
受験内容は、

１．3級はビジネス実務の遂行に必要な一般的知識を持ち、平易な業務を行うのに必要な技能を持っている。
２．2級はビジネス実務の遂行について理解を持ち、一般的な業務を行うのに必要な知識・技能を持っている。
３．1級はビジネス実務の遂行について深い理解を持ち、業務全般に関して、高度の知識・技能を発揮できる。

について行われます。

筆記試験は「理論」「実技」と区分されており、それぞれが60％以上正解で合格となります。
1級の面接試験は筆記試験の合格者のみ受験できます。
理論ではビジネスに必要とされる資質、企業実務が問われ、実技では対人関係と技能を問われます。
この試験は年に2回実施されていて、会場は札幌、東京、名古屋、大阪、広島、福岡等です。
ビジネス実務マナー検定の合格率は3級が70％前後、2級が60％前後、1級が25％前後になっています。
ビジネス実務マナー検定の申し込み方法は、

１．願書を書店あるいはホームページなどで入手する。
２．必要事項を記入する。
３．書店申込又は郵送。

となります。
新卒の方やこれから就職する方は自分の能力を客観的に知る意味をこめて受験してみるのも、いいのではないでしょうか。

このカテゴリーでは、ビジネスのマナーについてあれこれ考えたことを書いてみました。
ビジネスマナーに関する本もありますが、やはり大切なのは先輩や同僚などをよく見ながら、場に馴れていくことだと思います。
そして、ビジネスマナーに関するサイトや書籍を参考にしながら、身に付けていくのがよいと思っています。
マナーはなんでもそうですが、知識として持っているものと実際にその場になったときのギャップはそれなりにあると思います。
名刺のマナーでも書きましたが、名刺が不足したときなどの対応のように、すかさずフォローすることも大事ですよね。

完全ビジネスマナー[人財・売上・利益を生み出す魔法の作法]

まさに「完全」なマナー本！マナーとは何か、が分かる本です！
ビジネスマナーのバイブル

このカテゴリーでは、結婚式のマナーについて色々考えてみようと思います。
それほど機会がないことなので、招待されたときは大変です。
しかし、当然ながら結婚式には結婚式のいろいろなマナーがあります。
結婚式のマナーに限らず、それを職業としている場合はマナーというものは場数を踏んで経験をつむことで自然と身についていくものでしょうが、私の場合は数年に１度くらいしか行かない結婚式のマナーなんて忘れてしまいます、というかめったにない結婚式に出席するくらいでは、マナーそのものの知識も中々身につきませんよね。
でも、もし結婚式に招待されたら、知らなかったではすみません。
マナーを知らなかったがために、招待してくれた新郎あるいは新婦に恥をかかせてしまうことにもなりかねませんので、必要最低限の知識は事前に身につける、まではいかないにしても、最低限のマナーにつていは確認しておくことが必要でしょう。
まずは、結婚式のマナーにはどのようなものがあるのか、私自身の確認のためにも調べてみましたので、簡単にまとめてみます。